Automatické přeposílání faktur z e-mailu vám může ušetřit hodně zbytečné práce. Přijde vám faktura. Otevřete zprávu, stáhnete přílohu, přepnete do aplikace, vyfotíte nebo nasdílíte. Celý tento proces může zmizet. V Účtenkovníku si vygenerujete vlastní e-mailovou adresu, na kterou stačí fakturu jednoduše přeposlat. Aplikace ji zpracuje a doklad se objeví sám - často dřív, než přílohu vůbec otevřete. A se správně nastavenými pravidly v Seznam e-mailu není potřeba ani přeposílat a faktury odchází samy.

Jak to funguje

Princip celého e-mailového přeposílání jsou tři kroky:

1. Vygenerujete si vlastní e-mail v aplikaci. Adresa bude unikátně vaše a vypadá například takto: [email protected].
2. Přepošlete fakturu na tuto adresu. Stačí ji jednou ručně přeposlat, nebo si v Gmailu / Seznamu / libovolném e-mailovém klientu nastavit pravidlo, které to bude dělat automaticky pokaždé, když faktura dorazí.
3. Účtenkovník fakturu sám zpracuje - vyextrahuje z přílohy položky, datum, obchodníka i celkovou částku a vytvoří doklad. V aplikaci ho uvidíte většinou za pár sekund, nejpozději do 5 minut.

Co umíme a co zatím ne

Než si nastavíte přeposílání, je dobré vědět, jak se Účtenkovník k e-mailu chová.

Co spolehlivě funguje:

• PDF i obrázky - aplikace zpracuje přílohu ve formátu PDF, JPG, PNG a dalších běžných obrazových formátech.
• Až 25 MB příloha - pohodlně se vejde i dlouhá faktura nebo daňový doklad.
• Jakýkoliv odesílatel - Účtenkovník nehlídá, kdo zprávu poslal. Můžete tedy přeposílat z libovolné adresy, i z mobilu, i ze sdílené schránky. Adresu proto sdílejte jen s lidmi, kterým důvěřujete.

Co zatím neumíme:

• Pouze jeden doklad na e-mail - pokud zpráva obsahuje víc příloh, aplikace si zatím nevybere. Přepošlete proto vždy e-mail, který obsahuje právě jeden doklad. Pokud posíláte sken ve více obrázcích, aplikace je zpracuje dohromady (až tři stránky). Pokud máte víc faktur v jedné zprávě, oddělte je do samostatných e-mailů.
• Tělo e-mailu se nezpracovává - informace musí být v příloze, text ve zprávě aplikace ignoruje. (Pracujeme na tom.)

Nastavení na Seznamu

Postup pro přeposílání v Seznam e-mailu je jednoduchý - stačí nastavit pravidla.

Krok 1 — povolení adresy:

1. V Seznam e-mailu klikněte vlevo dole na ozubené kolečko → Nastavení.
2. V levém menu vyberte Pravidla.
3. Zde vytvořte pravidlo, které bude přeposílat vámi zvolené e-maily do Účtenkovníku.Nezapomeňte zaškrtnout, že pravidlo má být aktivní. Vyberte odesílatele, od kterého vám chodí faktury (např. [email protected]) a jako akci zvolte “pošli kopii” a zde vložte vaši adresu z účtenkovníku.

Můžete si přidat například i filtrování podle předmětu zprávy na slova jako “faktura” nebo vyúčtování.

Více informací o pravidlech v Seznam e-mailu lze najít zde.

Typické scénáře

Pár faktur, které lidem do Účtenkovníku takhle automaticky chodí - možná některé poznáváte:

• Internet a mobilní tarif - O2, T-Mobile, Vodafone posílají faktury měsíčně. Jeden filtr na odesílatele a máte hotovo.
• Splátka auta nebo úvěru - leasingové společnosti posílají pravidelný doklad e-mailem.
• Pojištění - povinné ručení i havarijní pojištění chodí jednou ročně nebo čtvrtletně.
• Streamovací služby a předplatné - Netflix, Spotify, iCloud, Microsoft 365.
• Faktury z e-shopů - Alza, Notino, Zalando. Jednoduché přeposlání e-mailu.

Postupně si tak vytvoříte pravidla pro všechny pravidelné faktury a Účtenkovník je bude tiše vstřebávat na pozadí.

Shrnutí

• V Účtenkovníku si vygenerujete vlastní e-mail pro příjem faktur.
• Přeposíláte na něj zprávy s jednou přílohou (PDF nebo obrázek, do 25 MB).
• V Seznam e-mailu si nastavíte pravidlo, které vybrané zprávy přeposílá automaticky.
• Tělo e-mailu se zatím nezpracovává - počítáme s tím v dalších verzích.

Přeposílání faktur z e-mailu vám ušetří většinu manuální práce kolem fixních nákladů. A pokud chcete celý systém sledování výdajů nastavit od nuly, připravujeme podrobný návod - brzy na blogu.